Out of Office: come impostarlo e cosa scrivere

Cosa scrivere nel messaggio di risposta automatica prima di andare in ferie? Ecco i consigli per non sbagliare

Lo conosciamo bene quel brivido. Il giorno prima delle ferie e quella bellissima sensazione di poter impostare finalmente l’OOO cioè l’Out Of Office per informare colleghi interni all’azienda ed esterni che non ci sarai per un po’.

Ovviamente predisporre la risposta automatica per quando sarai fuori dall’ufficio è sinonimo di professionalità e a meno che tu non voglia sparire nel nulla e non lasciare tracce è meglio impostastarla prima di partire.

L’autorisponditore è essenziale, soprattutto se per lavoro sei a contatto con clienti e fornitori. Se il tuo è un lavoro d’ufficio dovrai fare in modo che durante la tua assenza non ci siano cose in sospeso.

Come impostare la risposta automatica fuori ufficio

Ogni client di posta elettronica come ad esempio Outlook, Gmail, Yahoo ha la sua procedura per impostare la mail di Out of Office. Anche se cambia la procedura su come impostare un messaggio automatico prima delle ferie il contenuto non cambia.

Per rendere attivo il messaggio di risposta automatica sarà sufficiente impostare le date di inizio e di fine dell’attivazione e inserire il testo da recapitare in automatico a chi ti scriverà.

In linea di massima ogni messaggio dovrà contenere informazioni come il periodo in cui non potrai rispondere alle mail, la persona da contattare in tua assenza e la data di rientro al lavoro.

Alcuni consigli per non sbagliare a scrivere l’Out of Office

Ci sono poi alcune regole che potranno però esserti utili nello scrivere il messaggio di risposta automatica per quando sarai fuori dall’ufficio.

  • Non inserire troppe informazioni personali: come ad esempio il numero di cellulare personale
  • Evita messaggi troppo complicati o con istruzioni per reperirti troppo complesse
  • Evita messaggi troppo in giovanilese
  • Lascia perdere le lamentele e frasi come “ci vedremo al mio triste rientro il 29 agosto”
  • Non far rodere chi invece è in ufficio, ovvero non scrivere che sarai al mare a bere mojito per tutto il tempo

Esempio di Out of Office in italiano

Scrivere nel modo corretto la risposta automatica alle email può essere molto semplice. Un corretto messaggio potrebbe essere invece:

Grazie per avermi contattato. Non sono in ufficio e sarò di ritorno il (data). Per tutte le necessità durante la mia assenza, potrai scrivere al  (nome collega + email).

Esempi di Out of Office in inglese

Se l’azienda per la quale lavori ha colleghi o clienti che non parlano l’italiano è utile scrivere un messaggio in lingua inglese. Ecco quindi qualche consiglio.

Thanks for your email. I’ll be out of the office from the (inserire la data di assenza). Should the matter be important, please contact (nome del collega + indirizzo mail) in my absence. Kind regards.

Oppure

I’m out of the office until (inserire la data di rientro). If you require immediate assistance please email (inserire indirizzo mail del collega) in my absence. Thanks.

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By | 2018-11-29T11:58:50+00:00 giugno 5th, 2018|News|0 Comments

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