Comunicare via e-mail è essenziale nel lavoro quotidiano, sia con colleghi che con clienti, ma il momento più atteso è senza dubbio quello delle ferie, quando si può finalmente mettere in pausa tutto. Prima di farlo, però, è fondamentale impostare correttamente l’OOO (“Out of Office”) per informare chiunque ti scriva della tua assenza e garantire una comunicazione chiara e senza intoppi. In questa guida scoprirai come scrivere un messaggio di Out of Office efficace e professionale, evitando errori e assicurandoti che colleghi e clienti sappiano sempre a chi rivolgersi in tua assenza. Inoltre troverai degli utili esempi di Out of Office sia in Italiano che in Inglese e tutti i consigli su errori da non fare per essere professionali.
Come impostare la risposta automatica fuori ufficio
Ogni client di posta elettronica, come Outlook, Gmail o Yahoo, ha una procedura specifica per attivare la risposta automatica e impostare quindi la mail di Out of Office, ma il contenuto del messaggio resta invariato. Per impostarlo, basta selezionare le date di inizio e fine dell’assenza e inserire il testo del messaggio che verrà inviato automaticamente a chi ti scrive. Un messaggio Out of Office efficace dovrebbe includere il periodo di assenza, la data di rientro e un eventuale contatto alternativo per le urgenze.
Alcuni consigli per non sbagliare a scrivere l’Out of Office
Consigli per Scrivere un Messaggio Out of Office Efficace
Per evitare errori nella scrittura della risposta automatica fuori ufficio, segui queste semplici regole:
- Evita di condividere informazioni personali, come il tuo numero di cellulare privato, a meno che non sia strettamente necessario
- Mantieni il messaggio chiaro e semplice, senza istruzioni complicate su come contattarti
- Usa un tono professionale e neutro, evitando espressioni troppo informali o giovanili
- Niente lamentele! Frasi come “ci vedremo al mio triste rientro il 29 agosto” danno un’impressione negativa e poco professionale
- Non far invidia a chi resta in ufficio! Evita di sottolineare che sarai in vacanza a sorseggiare mojito, mantenendo un tono equilibrato e rispettoso
- Includi solo informazioni essenziali, come il periodo di assenza, la data di rientro e un eventuale contatto alternativo per le urgenze
Seguendo questi consigli, il tuo messaggio Out of Office sarà efficace, professionale e utile per chiunque ti scriva durante la tua assenza.
Esempio di Out of Office in italiano perfetto
Scrivere nel modo corretto la risposta automatica alle email può essere molto semplice. Se vuoi scrivere il perfetto messaggio di Out of Office in italiano, usa questo testo.
Oggetto: Fuori ufficio – Rientro il [data di rientro]
Testo del messaggio:
Ciao,
Grazie per il tuo messaggio! Al momento sono fuori ufficio e tornerò il [data di rientro]. Durante questo periodo non avrò accesso regolare alla posta elettronica e risponderò al tuo messaggio al mio rientro.Se la tua richiesta è urgente, puoi contattare [nome e cognome della persona di riferimento] all’indirizzo [email della persona di riferimento] o al numero [numero di telefono aziendale], che sarà felice di aiutarti.
A presto!
[Il tuo nome]
[Il tuo ruolo]
[Nome dell’azienda]
Perché questo messaggio è efficace?
- Chiaro e professionale: va dritto al punto senza inutili dettagli
- Include informazioni essenziali: periodo di assenza, data di rientro e contatto alternativo.
- Tono cordiale ma formale: perfetto per qualsiasi contesto lavorativo.
Se vuoi personalizzarlo ulteriormente, puoi adattarlo in base alla tua professione o al tipo di relazioni che hai con chi normalmente ti scrive. Inoltre se hai una firma aziendale standard, inseriscila nel messaggio.
Esempi di Out of Office in inglese
Se l’azienda per la quale lavori ha colleghi o clienti che non parlano l’italiano è utile scrivere un messaggio in lingua inglese. Ecco quindi qualche consiglio.
Oggetto: Out of Office – Back on [data di rientro]
Messaggio:
Hi,
Thank you for reaching out! I am currently out of the office and will be back on [data di ritorno]. During this time, I will have limited access to my email and will respond to your message upon my return.
If your request is urgent, please contact [nome e cognome della persona di riferimento] at [email della persona di riferimento] or [numero di telefono aziendale], who will be happy to assist you.
Best regards,
[Il tuo nome]
[Il tuo ruolo]
[Nome dell’azienda]
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